Consejos para Planificar un Viaje de Negocios
Como parte integral del mundo de los negocios, las actividades de los empleados de las empresas modernas están indisolublemente unidas a los viajes periódicos a otros asentamientos ya sea para asistir a una conferencia, una reunión de ventas o un encuentro corporativo. Sin embargo, la dinámica que distingue a estos viajes puede hacer que sean ser difíciles, lentos, estresantes y frustrantes si no están bien organizados, por lo que compartimos contigo los más acertados consejos para planificar tu viaje de negocios.
1. ¿Qué es un viaje de negocios?
En cualquier negocio moderno, los viajes de negocios y corporativos son simplemente indispensables, pues ayudan a resolver todo tipo de problemas y conflictos, aumentar el círculo de contactos profesionales, encontrar nuevos clientes, socios, etcétera. Un viaje de negocios tiene lugar cuando una persona se aleja temporalmente de su lugar de trabajo habitual por un período de tiempo determinado.
A diferencia de otros tipos de viajes, como los viajes de placer o los viajes regulares entre el hogar y el trabajo, los viajes de negocios son traslados que se realizan con fines laborales o profesionales como parte de las funciones asociadas al trabajo o como representante de la empresa.
El éxito de un viaje de negocios y la eficiencia del trabajo depende en gran medida de qué tan bien se planifique el viaje. Toda persona que emprende un viaje de negocios requiere utilizar su tiempo de la manera más eficiente posible, de modo que pueda resolver las tareas profesionales establecidas sin distraerse con problemas organizativos, y para ello la planificación del viaje de negocio es fundamental.
2. ¿Cómo planificar un viaje de negocios?
Ya sea para reunirte con clientes o socios estratégicos con el fin de discutir y resolver temas apremiantes, para tener un viaje de negocio exitoso debes prestar atención a la debida planificación. En este sentido te recomendamos:
2.1 Hacer los preparativos necesarios
En la etapa de organización de un viaje de negocios, debes ponerte en contacto con los socios, clientes y contrapartes a quienes contactarás en el destino, comparar tu horario con el suyo en función de elegir el mejor momento para las reuniones. También define el lugar dónde se realizarán las reuniones o encuentros, lo que tomarás en cuenta para la elección del hotel.
En este sentido, elije un hotel que esté equipado con los atributos necesarios para un viaje de negocios: la disponibilidad de acceso a Internet, equipo de oficina, teléfono con un número directo de la ciudad y otras condiciones importantes. Además, cerciórate de que el hotel emite recibos en efectivo para viajes, que luego serán adjuntados a la documentación del informe.
Por otra parte, ya sea que viajes en avión, barco o tren, es muy importante reservar correctamente los boletos para tu viaje de negocios. En este punto es recomendable que, considerando eventuales retrasos, realices las reservas con la antelación suficiente.
2.2 Trámites administrativos
Si el destino del viaje de negocios es internacional, asegúrate de verificar la validez de tu pasaporte. Dependiendo del destino, la duración de la estadía y el tipo de viaje, algunos países requieren la presentación de una visa para poder ingresar al territorio, lo que debes tramitar con la antelación suficiente.
2.3 Infórmate sobre el destino
En caso que el viaje de negocios sea al extranjero, asegúrate de obtener información sobre las costumbres locales, los códigos de vestimenta, los gestos, los saludos, etcétera, pero también de los medios de trasporte, horarios, moneda circulante, casas de cambio, métodos de pago y otros aspectos prácticos.
2.4 Realiza una lista
Así seas un viajero frecuente, siempre existe la posibilidad de olvidar algo (generalmente importante). La mejor forma de evitar este inconveniente es realizar una lista de las cosas necesarias para el viaje, lo que permitirá prepararte rápida y cómodamente.
Empaca tu maleta la noche antes del viaje de trabajo profesional, y en la mañana antes de partir, si es posible, revisa la lista nuevamente para verificar si llevas todo lo que necesitas contigo.
2.5 Viaja ligero
Los viajes empresariales suelen ser de corta duración, por lo que no hace falta llevar una maleta XXL. En este caso, prefiere un equipaje de mano con ruedas que puedas guardar en la cabina, lo que te ahorrará tiempo al no tener que registrar equipaje facturado, o peor aún, perderlo a la llegada.
En función de la practicidad, limítate a empacar lo mínimo necesario. Por lo general, dos conjuntos sobrios y elegantes son suficientes, así como un par de zapatos a juego. Puedes agregar un segundo par más cómodo, en caso que tengas tiempo para hacer turismo.
Si el viaje al que te ha enviado tu empresa es a un destino lejano, deja espacio para cosas que te puedan ayudar a dormir más cómodamente durante el vuelo, como una almohada pequeña, una manta o pantalones deportivos cómodos. No lleves cosas que están disponibles en los hoteles, como champú, jabón, secador de pelo o plancha.
2.6 Asegúrate de chequear el clima
Por lo general, es una buena idea consultar el pronóstico del tiempo antes de emprender un viaje de asuntos profesionales, independientemente de la época del año, de modo que puedas prepararte adecuadamente y anticipar condiciones climáticas severas que podrían interrumpir la programación del viaje.
Conocer las condiciones climáticas pronosticadas en el destino durante tu estadía te permitirá incluir en tu equipaje cosas como paraguas, guantes, botas impermeables, bloqueador solar, etcétera.
2.7 Respalda la información
En cuanto a las herramientas de trabajo, una computadora portátil profesional suele ser suficiente. No obstante, recuerda hacer un respaldo de todos tus documentos profesionales, así como presentaciones y archivos en diferentes soportes de memoria, como tu ordenador, un disco duro externo, unidades USB o en una plataforma en la nube.
2.8 Prepárate para los imprevistos
Debido a que los retrasos y cancelaciones de viajes son inevitables, es importante que afrontes tu viaje de negocios con una actitud positiva y un horario flexible que te permita gestionar de manera eficaz eventuales retrasos. En caso de que durante el viaje no se presente ningún inconveniente, simplemente relájate y disfruta del tiempo libre que tengas.
3. Conclusión
Si bien organizar un viaje empresarial puede ser estresante, los consejos para planificar tu viaje de negocios recién presentados definitivamente serán de gran ayuda para tener un viaje exitoso marcado por el uso eficiente del tiempo y demás recursos disponibles, así como por alcanzar los objetivos planteados.
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8. Fuentes y Referencias
Asun H., Autora de este artículo
Mi nombre es Asunción, socia fundadora de Territoriomochila.net, el nacimiento de este blog nació como una necesidad donde plasmar mis experiencias viajeras y los problemas a la hora de encontrar información fiable sobre cualquier tipo de equipaje, mochilas, bolsas, después de vivir como todo el contenido de mi maleta se esparciera por todo el aeropuerto y cómo esta situación hizo que mi viaje se convirtiese en un martirio, decidí ponerme manos a la obra para que a nadie más sufriese esto en un viaje, por un equipaje de mala calidad.
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